top of page
Image by ThePowerCouple

Kundcase:
Uppsala kommun x Wärna Go

Delaktighet i leverantörsdialogen gav system i handläggarnas smak

Överförmyndarförvaltningen i Uppsala län med 27 medarbetare använder sedan oktober 2020 handläggningsstödet Wärna Go. Förvaltningen är gemensam nämnd för de åtta kommunerna i Uppsala län. Handläggarna är mycket nöjda med lösningen och en av framgångsfaktorerna har varit att de varit delaktiga i hela processen från utvärdering av leverantör till att man tryckte på startknappen.

En gedigen utvärdering

– En framgångsfaktor var att våra handläggare var med redan från början och att de fick gehör för sina synpunkter. Nu finns vi också, tillsammans med några andra förvaltningar runt om i landet som också använder Wärna Go, med i en referensgrupp som Explizit satt samman och som ska se till att systemet hela tiden utvecklas. Det känns tryggt, säger hon. Ett tips som Susanna vill ge till alla som ska införa ett nytt handläggningssystem är att ta god tid på sig.

 

- Vårt tidigare system, Wärna, har vi använt sedan länge och det har fungerat mycket bra, men nu var tiden mogen att gå vidare med Wärna Go eftersom vi vill arbeta med alltmer digitala processer och e-tjänster av olika slag, berättar förvaltningschef Susanna Sandström.
Susanna konstaterar vidare att alla handläggare som nu använder Wärna Go är mycket nöjda med lösningen. Det fanns några buggar som man fick rätta till men Explizit fixade detta snabbt och smidigt.

– Räkna med att det tar 4–5 månader innan man är klar med alla utvärderingar för en lösning i vår storlek. Det måste få ta sin tid att komma fram till rätt lösning som man sedan får leva med.

Hon menar att ett bra handläggningssystem som det är lätt att arbeta i underlättar rekryteringen av nya medarbetare och det kan också bidra till att öka statusen på yrket.


– Den arbetsprocess som vi har nu medför att vi har en modern arbetsplats som är attraktiv. Det känns verkligen bra, avslutar Susanna.

Den allra viktigaste fördelen med Wärna Gp var att vi kunde vara med och tycka till och påverka lösningen för oss, som också öppnade upp för nya framtida lösningar som fanns på vår önskelista."

Sabir Ghaderi, tf. enhetschef för systemförvaltning 

Högt i tak

Även om man hade en positiv bild av Wärna sedan tidigare gjorde man i Uppsala en gedigen genomgång av vilka liknande produkter det fanns på marknaden.

– Vi satte ihop en arbetsgrupp som bestod av medarbetare på Överförmyndarförvaltningen och IT-experter som tillsammans tog fram en kravspecifikation och utförde utvärderingen. Vi arbetade agilt med detta och gjorde vissa tester och rangordnade prioriterade lösningar som skulle ge oss ett innovativt system, berättar Sabir Ghaderi, tf. enhetschef för systemförvaltning vid Uppsala kommun. Arbetsgruppen hittade både för- och nackdelar med alla handläggningsstöd som undersöktes.

– Den allra viktigaste fördelen med Explizits system var att vi kunde vara med och tycka till och påverka lösningen för oss, som också öppnade upp för nya framtida lösningar som fanns på vår önskelista. Det gick inte att göra på samma sätt med de andra systemen utan där skulle vi få en redan färdig lösning, säger Sabir.

Han betonar att resan fram till lösningen för Uppsala präglades av en öppen stämning mellan Överförmyndarförvaltningens arbetsgrupp och Explizits konsulter.


– Det var högt i tak och vi lyssnade på varandra och gav konstruktiv kritik åt båda hållen vilket skapade delaktighet och gav oss ett system i handläggarnas smak.

bottom of page